Comment mieux s’organiser pour être plus productif (et réussir son projet) ?

Le temps est ce qu’on a de plus précieux. C’est une ressource limitée qui s’écoule sans nous attendre. Chaque personne voudrait pouvoir la contrôler, l’étendre, la ralentir, la renverser. Mais non, on ne peut rien y faire. Le temps glisse irrémédiablement.

Pourtant certaines personnes semblent en avoir plus que d’autres. Mais il n’y a que 24 heures dans une journée. C’est pour tout le monde pareil.

Alors comment font-elles ? Qu’est-ce qui fait que certains atteignent leurs objectifs ? Comment réalisent-ils leurs projets ?
Personne n’achète de temps supplémentaire. Mais tout le monde peut décider de mieux l’utiliser. Et accomplir ses rêves.

Imaginez si vous pouviez gagner 1h par jour sur votre emploi du temps. Qu’en feriez-vous ? Quel projet pourriez-vous accomplir ? Pour vous, pour vos proches ? 1h par jour, c’est 30h par mois, presque une semaine de travail. On peut faire beaucoup de choses n’est-ce pas ?

Il y a des méthodes pour mieux s’organiser et commencer à être plus productif. Que ce soit pour construire la maison familiale, rénover la ruine des grands-parents pour en faire un gîte, préparer un grand voyage, ou pour tout autre projet personnel et professionnel. Ça fonctionne.

A condition d’être prêt à appliquer certains conseils et de s’y tenir. Et ça c’est vous qui le décidez.

Je peux faire plus

J’ai longtemps cherché comment dompter le compte à rebours.

Alors j’ai commencé par travailler plus, par me consacrer davantage à la tâche. Peut-être que vous êtes aussi dans ce cas.

En plus, on disait de moi que j’étais une personne rigoureuse, organisée, productive. Donc si je travaillais plus, j’allais pouvoir en faire encore plus (logique). Pourtant j’avais toujours ce sentiment d’inachevé, voire de médiocrité, et surtout de manque d’accomplissement. 

Lorsque j’étais étudiant en classe prépa je travaillais beaucoup (du moins je passais beaucoup d’heures à mon bureau). Plus que mes copains de classe. Pour des résultats souvent moins bons. Il faut dire que ces études ne me plaisaient pas vraiment (je ne m’en rendais pas compte à l’époque). Trop théoriques pour moi je pense finalement. Mais quand même. Pourquoi ces efforts ne payaient-il pas ?
Quand j’ai commencé à travailler en entreprise en 2007, c’était pareil, je faisais énormément d’heures. Certes j’avais des résultats, je pouvais mener plusieurs projets de front. On me confiait plus de responsabilités. Mais j’étais épuisé. J’avais l’impression d’être toujours débordé, de devoir gérer tout un tas de choses simultanément. Sans être réellement efficace, ni le sentiment d’avoir un impact sur le monde qui m’entourait. 

Le jour où j’ai dit STOP

Il fallait que ça cesse. Il fallait que je reprenne le contrôle de mon emploi du temps. Et dédier celui-ci à quelque chose qui m’importe vraiment. 

Mais j’avais peur. Peur de perdre ce que j’avais (salaire, rôle dans la société, lignes directrices tracées…). Même si je n’étais pas vraiment heureux au travail, j’avais peur de l’être encore moins !

Il fallait que j’essaie quand même.

Vous connaissez peut-être l’expression :

“La vie commence lorsque l’on sort de sa zone de confort.” 

Alors je me suis lancé. J’ai quitté mon emploi salarié et j’ai créé mon activité de consultant indépendant en habitation écologique en 2017. 

Quand il faut tout recommencer

Au début ça paraît simple, car tout à coup on a plus du temps ! Le graal !

J’ai eu assez vite quelques missions qui m’ont permis d’en vivre mais sans que ce soit insurmontable niveau temps passé. Et donc j’ai pu commencer à remplir mes temps “libres”. J’ai notamment rénové la maison que j’habite (du moins certains travaux 😅). Et j’ai méthodiquement noté tout ce que je devais faire dans une to-do-list. Chaque jour une nouvelle idée. Hop dans la to-do.

Mais très vite la liste s’allonge, déborde et on n’y voit plus rien. Je me retrouvais à avoir des journées tout aussi chargées qu’avant sans trop savoir où j’allais. Et je n’avançais pas vraiment.

C’est à ce moment que mon fils est arrivé. Là je n’avais plus le choix. Il fallait trouver une méthode pour mieux organiser mon temps. 

La transformation, comment tout a changé

Donc j’ai commencé à lire des livres sur la productivité. Et j’ai découvert que j’adorais ça en plus ! Lol

Déjà quand j’étais salarié je cherchais à optimiser le fonctionnement de l’équipe. Diagramme, tableur, étiquettes, emploi du temps, tout y passait.  Mais je rajoutais surtout des couches dans un processus déjà complexe. Même si les couches étaient pertinentes individuellement, cela n’améliorait pas suffisamment l’ensemble. 

Puis voilà ce que j’ai trouvé. Et qui marche, quel que soit son projet et son niveau. 

1. Non, merci

La première chose pour reprendre le contrôle de son temps est d’apprendre à dire non

Nous sommes en permanence sollicités pour faire des choses. La plupart du temps pour faire des choses que nous n’avons pas choisies. 

Mais comme nous ne voulons pas froisser les gens ou paraître antipathique ou même asocial, alors on accepte. C’est dans notre éducation depuis tout petit !

Finalement notre agenda ne nous appartient plus et la vie nous porte où bon les autres le décident.

Donc dites non (et assumez le avec bienveillance pour ne pas le dire en criant, ce sera mieux entendu). Mais dites non si vous pensez que vous avez mieux à faire pour la réussite de votre projet. Les gens vous respecteront d’autant plus. 

J’utilise l’astuce suivante pour décider si j’ai envie ou non de faire la chose qui se présente : je la note entre 1 et 10 mais je n’ai pas le droit d’utiliser le chiffre 7. Si c’est un 6 je dis non. Si c’est un 8 ou plus, je dis oui. Essayez, c’est efficace !

2. Définissez votre objectif prioritaire

Pour pouvoir dire non et décider ce que nous devons faire il faut d’abord identifier notre objectif

Quelle est la chose que je veux accomplir ? Dans une semaine ? Dans 3 mois ? Dans 1 an ? Dans 10 ans ?

Est-ce que ce que je m’apprête à faire me rapproche de l’atteinte de cet objectif ?

Nous avons tous envie de faire plein de choses. C’est normal, un des besoins humains est le besoin de “variété”. Nous recherchons de la surprise, de la nouveauté par peur de nous ennuyer. Mais il est impossible de tout faire et il est totalement inefficace de courir plusieurs lièvres à la fois. Il faut donc hiérarchiser ses envies pour faire ressortir LA priorité*. 

* j’ai d’ailleurs lu récemment que le terme “priorité” était autrefois uniquement au singulier. On ne pouvait avoir qu’une seul “priorité”. Ce qui semble assez logique. Mais depuis l’ère moderne, “priorité” s’emploie également au pluriel. Héritage de la culture productiviste probablement !

3. Éliminer l’auto-sabotage

Les sollicitations externes peuvent nous éloigner de notre objectif si nous ne savons pas dire non.

Mais les sollicitations internes peuvent être encore plus envahissantes. Nous sommes tous ultra connectés aujourd’hui. Quand je dis “éliminer l’auto-sabotage” je veux parler de toutes les distractions qui nous entourent en permanence : réseaux sociaux, nouvelles séries, notifications sur le téléphone, informations généralistes…

Le cerveau est un muscle, que lui donnez-vous à manger ? Des choses qui vont dans le sens de votre objectif ou bien des informations diverses qui n’ont rien à voir ? 

Ne cherchez pas non plus à faire du multi-tâches. C’est inefficace et épuisant. Une étude de l’Université d’Irvine en Californie a démontré qu’il fallait près de 25 minutes à notre cerveau pour se remettre dans le même niveau de concentration et d’implication quand nous avons été interrompus par une distraction ou la réalisation d’une autre tâche (répondre à un message ou un email par ex.). Quand on sait que l’on reçoit des dizaines de messages par jour, on mesure bien tout le temps potentiellement perdu si l’on n’y fait pas attention. 

4. Simplifier le démarrage

La difficulté avec les bonnes résolutions c’est de les tenir dans le temps. 

Les premiers jours c’est facile, on est “motivé” naturellement par l’excitation. 

Mais au bout de quelques semaines, c’est de plus en plus difficile et finalement on abandonne sans même s’en rendre compte. 

Ça m’est arrivé plus d’une fois, sur plein de sujets différents (travail, sport, nutrition, etc…).

Une astuce que j’utilise désormais et qui est pour moi la plus efficace c’est de simplifier le démarrage. C’est-à-dire de minimiser au maximum l’effort et le temps nécessaire à la mise en route de l’action. 

Par exemple, si vous voulez allez à la piscine ou au sport, préparez votre sac en avance. Ou rangez votre bureau le soir pour qu’il soit libre et utilisable pour le lendemain. 

Ça paraît évident mais le faites-vous vraiment ? Si on doit ranger pendant 15 min nos affaires avant de démarrer une tâche, chercher le chargeur de l’ordinateur, lire nos emails, on consomme déjà une bonne partie de notre énergie disponible. C’est bien dommage.  

Une anecdote assez connue à ce sujet concerne Mark Zuckerberg le fondateur de Facebook. Il s’habille toujours de la même manière (même jean et même t-shirt qu’il a en plusieurs exemplaires). Pourquoi ? Pour simplifier le démarrage le matin et ne pas perdre de temps à choisir la façon dont il va s’habiller. C’est un exemple un peu extrême mais c’est très efficace. Surtout si on l’applique pour plusieurs petites choses “futiles” de la vie de tous les jours. 

5. Contracter le temps

Ça y est, vous avez surmonté le démarrage et vous êtes lancé dans la tâche qui compte pour vous. Bravo !

Vous pouvez enfin souffler et vous détendre sur Facebook…

Aaarghh, noooon 😬 !

Il faut maintenant rester concentré pour être pleinement efficace. 

Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Elle démontre que quel que soit le temps dont nous disposons pour accomplir une action, nous l’utilisons complètement. Sans réelle différence sur la qualité du contenu. 

Par exemple, si nous avons une semaine pour écrire un rapport, nous mettrons une semaine. Mais si on nous dit que nous n’avons que 48 h. Alors nous rendrons notre rapport au bout de 48 h. Et il ne sera probablement par très différent du premier. 

Pourquoi ? Parce que quand nous pensons avoir du temps, nous nous distrayons plus facilement et passons plus de temps sur des choses peu utiles (ex. la couleur de la police, la forme de la flèche sur le PowerPoint, etc… 🙃).

Pour contrer cela, j’utilise la méthode Pomodoro. Son nom vient des minuteurs de cuisine en forme de tomate (🍅!). Il s’agit de se focaliser sur la tâche par tranche de 25 min avec 5 min de pause entre chaque session. Toutes les 4 sessions, nous pouvons faire une pause plus longue de 20 min. 

Le fait d’avoir un minuteur qui sonne au bout de 25 min nous force à aller à l’essentiel. C’est radical mais efficace 🤓 !

6. La méthode des cailloux

Dernière astuce pour accomplir les choses qui vous tiennent à cœur : commencez le matin par la chose la plus importante à réaliser

Ça semble du bon sens une fois de plus mais ce n’est pas toujours ce qu’on fait. 

Car cela demande souvent un peu plus d’effort de s’y mettre que de faire une tâche plus légère et plus simple (qui nous apportera de la satisfaction plus rapidement en plus). 

Mais si on commence par les petites choses inutiles, la journée passe vite et à la fin on n’a plus l’énergie (ni le temps) pour réaliser la grande tâche. 

Ça peut s’illustrer facilement avec l’image suivante : prenez un sceau, des gros cailloux, des graviers (plus petits) et du sable. 

Si vous commencez par remplir le sceau avec le sable, puis les graviers, alors vous n’avez plus de place ensuite pour les gros cailloux. 

Mais si vous commencez par les gros cailloux, vous pouvez quand même ajouter les graviers puis le sable qui se glissent entre les gros cailloux. 

Alors, c’est quoi votre grande tâche du jour 😉 ?

Voyez grand, mais démarrez petit

Voilà donc les méthodes que j’utilise pour réaliser mes projets (et être plus épanoui !). 

Certaines ne fonctionneront peut-être pas pour vous, ce n’est pas grave. Il faut juste tester pour voir ce qui convient le mieux. 

Un dernier conseil est de ne pas viser trop haut au début. Personne ne gravit l’Everest à la 1ère ascension ni ne construit sa maison tout seul sans avoir jamais bricolé. 

L’important est de démarrer, d’avancer, marche après marche, pierre après pierre 🙏🏡. 

Pour aller plus loin

Si vous voulez d’autres astuces de productivité (et des conseils pour avoir la maison de vos rêves), abonnez-vous à La Case Robinson en indiquant votre email dans un des formulaires du site. 

Je vous enverrai les découvertes que j’expérimente au quotidien.

Et si vous êtes sur instagram, La Case Robinson y est aussi : @lacaserobinson.

Ressources

Quelques livres que je vous recommande pour être plus productif et mieux s’organiser :

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